綜合檔案系統(tǒng)是指將不同種類的文件材料進(jìn)行收集、整理和管理，并按照一定的規(guī)律組織起來，形成有機(jī)整體，為查找利用提供便利的一種科學(xué)管理手段。綜合檔案系統(tǒng)的建立是實(shí)現(xiàn)信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)性工作之一。 一、目的與意義 1.便于查閱：綜合檔案系統(tǒng)可以對(duì)各種載體的信息資料進(jìn)行集中統(tǒng)一地管理和存放，方便工作人員查詢使用。 2.便于保管：通過綜合檔案系統(tǒng)，可以使各類載體形式的檔案有序歸類，有利于提高檔案室的空間利用率，避免出現(xiàn)混亂的情況。 3.便于統(tǒng)計(jì)：綜合檔案系統(tǒng)能夠?qū)n案的數(shù)量、類型等信息進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)，以便于了解各個(gè)部門或個(gè)人所形成的檔案數(shù)量以及類別分布情況。 4.便于保密：在綜合檔案系統(tǒng)中，一般會(huì)對(duì)機(jī)密檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，以防止泄密事件的發(fā)生。 二、內(nèi)容 1.文書檔案：包括行政公文、群眾來信來訪接待記錄、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃方案、調(diào)查研究資料、總結(jié)報(bào)告、請(qǐng)示匯報(bào)材料等各種具有存檔價(jià)值的文字材料。 2.聲像檔案：包括照片、幻燈片、錄像帶、錄音帶、實(shí)物模型、電子版圖片等其他載體的各種聲像材料。 3.實(shí)物檔案：如科研項(xiàng)目的原始數(shù)據(jù)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議書、生產(chǎn)試驗(yàn)記錄、設(shè)備儀器說明書及操作規(guī)程等。 三、功能 1.檢索功能：綜合檔案系統(tǒng)應(yīng)具備快速準(zhǔn)確地查出所需信息的功能，即能根據(jù)用戶提出的主題詞或非主題詞，在已有的大量檔案庫藏中迅速找到所需要的文件材料。 2.評(píng)價(jià)功能：綜合檔案系統(tǒng)應(yīng)能根據(jù)用戶提出的問題，對(duì)其提供的文件材料做出正確的價(jià)值判斷，即能從大量的文件材料中找出有用的部分，剔除無用的部分。 3.控制功能：綜合檔案系統(tǒng)應(yīng)能有效地控制文件材料的流向，即能保證重要的文件材料得到妥善保存，不被丟失或損壞；同時(shí)也能把一些無關(guān)緊要的文件材料及時(shí)清理出去。 4.利用功能：綜合檔案系統(tǒng)應(yīng)能最大限度地發(fā)揮其社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，即能通過對(duì)檔案信息的充分利用，促進(jìn)本單位各項(xiàng)工作的開展，提高工作效率，增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)實(shí)力，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。